전화가 울리고 나서
예약이 잡히기까지, 여섯 단계.
아래 여섯 가지는 순서대로 일어납니다. 어느 하나가 빠지면 그 통화는 메모 한 줄로 끝나고, 다음 날 누군가 그 메모를 보고 다시 전화를 걸어야 합니다.
- 전화 · 채팅 도착벨이 세 번 울리기 전에 받습니다. 밤이든 주말이든 같습니다. 통화 중에 걸려 온 두 번째 전화도 동시에 받습니다 — 사람 한 명은 한 통밖에 못 받지만 여기서는 그 제약이 없습니다.
- 누구인지 확인번호로 기존 고객인지 봅니다. 지난달에 상담하셨던 분이면 그 내용이 이미 열려 있는 상태로 대화가 시작됩니다. 처음 거는 분이면 새 카드를 만듭니다. “성함이 어떻게 되시죠”를 두 번 묻지 않습니다.
- 요금표에서 답금액은 등록해 두신 요금표에서만 나옵니다. AI가 지어내지 않습니다. 요금표에 없는 것을 물으면 지어내는 대신 멈추고 사람에게 넘깁니다. 이 구분이 이 제품에서 가장 중요한 한 줄입니다.
- 빈 시간 확인쓰고 계신 캘린더의 실제 빈 시간을 봅니다. “확인 후 연락드리겠습니다”가 아니라 그 자리에서 두세 개를 제시합니다.
- 예약 잡기고른 시간을 캘린더에 넣고 확인 문자나 알림톡을 보냅니다. 메모가 아니라 실제 일정입니다. 사람이 나중에 옮겨 적을 것이 없습니다.
- 고객 카드 저장통화가 끝나면 이름, 연락처, 무엇을 물었는지, 무엇을 약속했는지, 다음에 무엇을 해야 하는지가 카드 한 장으로 남습니다. 녹취와 요약, 그리고 그렇게 답한 근거가 함께 붙습니다.
끊고 나면
일이 이미 되어 있습니다.
전화를 받아 주는 서비스의 결과물은 대개 “10시 42분, 김OO님, 임플란트 문의, 회신 요망” 같은 한 줄입니다. 그 한 줄을 보고 다시 전화를 걸어야 하므로, 통화 한 건이 두 건이 됩니다. 여기서는 끊는 순간 아래가 이미 끝나 있습니다.
- 예약이 캘린더에 들어가 있습니다담당자 일정에 시간이 잡혀 있고, 고객에게는 확인 문자가 이미 갔습니다. 아침에 출근해서 옮겨 적을 것이 없습니다.
- 견적서가 발송되어 있습니다요금표에서 계산한 금액이 문자나 알림톡으로 나가 있습니다. 예전에 이틀 걸리던 것 — 통화하고, 메모하고, 사무실에서 견적을 만들고, 다시 보내는 — 이 통화 중에 끝납니다.
- 고객 카드가 채워져 있습니다아무도 타이핑하지 않았는데 항목이 다 차 있습니다. 어느 채널로 들어왔는지, 무엇을 물었는지, 얼마를 안내했는지, 언제 다시 연락하기로 했는지.
- 다음에 할 일이 누구 것인지 정해져 있습니다확인이 필요한 건은 담당자 앞으로 넘어가 있습니다. 「그 건 어떻게 됐지」를 월요일에 다시 묻지 않아도 됩니다.
화면 하나,
추측 없음.
주말 동안 들어온 것이 카카오톡, 부재중 전화, 홈페이지 문의로 흩어져 있으면 월요일 아침의 첫 한 시간은 그것을 모으는 데 씁니다. 그 한 시간이 없어집니다.
어제까지 들어온 문의가 한 줄로 서 있습니다. 급한 순서로 정렬되어 있고, 누구 것인지 이미 붙어 있습니다.
AI가 잡은 것과 사람이 잡은 것이 같은 캘린더에 있습니다. 두 곳을 보지 않아도 됩니다.
요금표에 없어서, 판단이 필요해서, 또는 화가 난 분이어서 넘긴 건들이 따로 모여 있습니다. 사람이 봐야 하는 것만 여기 있습니다.
업종의 말로 적힙니다.
빈칸을 고쳐 쓰지 않습니다.
일반 CRM 은 이름과 연락처만 묻습니다. 나머지 항목은 사장님이 직접 만드셔야 합니다. 치과의 예약 단계와 정비소의 입고 단계는 다릅니다. 그 빈칸을 채우는 일이 도입의 절반이고, 대개 거기서 멈춥니다.
여기서는 업종별로 항목과 단계를 미리 만들어 두었습니다. 치과는 상담→검진→치료계획→시술, 정비소는 입고→견적→승인→출고입니다. 쓰시면서 고치실 수 있지만, 빈 화면에서 시작하지 않으십니다.
- 고객 카드이름, 연락처, 무엇을 물었는지, 언제 다시 연락하기로 했는지가 한 화면에 있습니다.
- 예약캘린더에 바로 들어갑니다. 메모가 아니라 시간입니다.
- 견적직접 넣으신 요금표에서 계산합니다. AI가 금액을 지어내지 않습니다.
- 통화 기록녹취와 요약, 그리고 그렇게 답한 근거가 함께 남습니다.
- 내보내기전부 내려받을 수 있습니다. 나가는 길을 막지 않는 것도 제품의 일부입니다.
기계가 멈추는 자리를
미리 정해 둡니다.
AI 응대에서 가장 위험한 것은 못 답하는 것이 아니라 모르면서 답하는 것입니다. 틀린 금액을 말하면 그 금액을 가게가 지켜야 하고, 진단 비슷한 말을 하면 기록으로 남습니다. 그래서 업종마다 넘기는 자리를 미리 정해 두고, 그 선을 넘지 않게 만들었습니다. 넘긴 건은 담당자 앞으로 가서, 끊고 나서도 잊히지 않습니다.
- 요금표에 없는 질문“확인 후 연락드리겠습니다”로 멈추고, 담당자에게 넘깁니다.
- 판단이 필요한 질문진단, 법률 판단, 사건 전망 같은 것은 사람만 합니다.
- 화가 난 사람말투에서 불만이 감지되면 붙잡지 않고 바로 사람에게 돌립니다.
- 안전이 걸린 상황가스 냄새, 누수, 흉통 같은 말이 나오면 예약을 잡지 않고 즉시 연결합니다. 그 상황에서 예약 시간을 안내하는 것은 도움이 아니라 위험입니다.
- 돈을 확정하는 순간계약금, 환불, 할인 예외처럼 금액이 확정되는 건은 사람이 승인합니다. AI 는 요금표에 적힌 것을 안내할 뿐 예외를 만들지 않습니다.
쌓이는 것은
저희 것이 아닙니다.
문의가 백 건쯤 쌓이면 그 기록 자체가 자산이 됩니다. 어느 달에 어떤 문의가 많았는지, 어느 채널에서 오는 분들이 실제로 예약까지 가는지, 어떤 질문에서 사람에게 넘어가는지. 그 자료를 저희가 붙잡고 있으면 사장님은 나가실 수 없게 됩니다.
- 언제든 전부 내려받으실 수 있습니다고객 기록, 통화 기록, 예약 내역, 견적 발송 이력을 파일로 받으십니다. 해지하실 때만이 아니라 쓰시는 동안 아무 때나 됩니다.
- 학습에 쓰지 않습니다사장님 고객의 대화를 저희 모델을 좋게 만드는 데 쓰지 않습니다. 개인정보 처리방침에 그렇게 적어 두었습니다.
- 반출비가 없습니다나가시는 데 돈을 받지 않습니다. 데이터를 인질로 잡는 것은 제품이 아니라 자물쇠입니다.
우리 요금표를 넣으면
어떻게 답하는지 보여 드립니다.
결제 정보는 받지 않습니다. 영업일 하루 안에 질문 열 개를 녹음해 보내 드립니다 — 각본이 아니라 우리 요금표로 답하는 것을.